6 советов, как организовать работу с поставщиками

Чтобы получать свежие цветы и не страдать от сорванных поставок в праздники

Портрет эксперта

Катя Кащеева

«Свежие цветы по привлекательным ценам в срок»  — это только красивый лозунг на лендингах поставщиков. А в жизни всё иначе: у одного поставщика отличные цены, но маленький ассортимент, у другого — богатый ассортимент, но доставка будто дрова везут.

Ниже вставлен код рекламного объявления
Код пока не содержит самого объявления, поэтому выглядит так:

Мы собрали шесть советов, которые помогут работать с поставщиками. Сразу предупреждаем: может показаться, что советы противоречат друг другу. Всё дело в том, что в одном поставщике невозможно совместить всё лучшее. Отталкивайтесь от своих приоритетов: что важно в работе.

Выбирайте поставщиков с отзывчивыми менеджерами

Контакт с поставщиком сводится к общению с персональным менеджером. В идеальном мире это свой человек в компании поставщика, который помогает вам в работе. 

Это какая-то очень важная формула

Менеджер обрабатывает претензии, высылает прайс-листы, помогает с выбором цветов, отправляет курьера с партией цветов, предупреждает о проблемах.

Менеджер обрабатывает претензии, высылает прайс-листы, помогает с выбором цветов, отправляет курьера с партией цветов, предупреждает о проблемах.

А это какая-то очень важная формула, выровненная по центру, а если подпись боьшая в несколько строк, то как обчно, есть ограничение по ширине

dfadsf

Менеджер обрабатывает претензии, высылает прайс-листы, помогает с выбором цветов, отправляет курьера с партией цветов, предупреждает о проблемах.

Обычно общение с менеджером происходит в мессенджере. Например, здесь менеджер присылает фотографии цветов со склада, чтобы покупатель мог оценить их внешний вид и свежесть

В реальном мире у поставщика может работать менеджер, от которого часами ждешь ответа. От профессионализма менеджера зависит, насколько быстро обработают вашу претензию и насколько свежие цветы вам доставят.

Обычно уже при первой поставке можно увидеть, насколько профессиональный менеджер работает у поставщика:

Хороший менеджер
  • Покажет, что есть на складе, предложит альтернативы цветам, которые вы хотите, если их нет
  • Подробно ответит на все интересующие вас вопросы
  • Сфотографирует цветы перед отправкой, если попросите
  • Урегулирует претензии без лишней волокиты и бумажек
Плохой менеджер
  • В ответ на запрос пришлет прайс-лист, хорошо если еще актуальный
  • Долго отвечает, игнорирует сообщения
  • Скажет, что у него нет камеры
  • Запросит документ с подписью

Еще один из вариантов проверить — почитать отзывы в интернете. Отзывы субъективны, но помогут сформировать мнение.

Конечно, персональный менеджер — только один из факторов, на который стоит обратить внимание при выборе поставщика. Иногда приходится мириться с недружелюбным менеджером ради низких цен.

Как-то на 8 Марта заказывала цветы у одного поставщика, но цветы не пришли. Менеджер заранее предупредил об этом. 

Я обзвонила других поставщиков: таких цветов ни у кого не было. Оказывается, в Италии — где выращивают этот сорт — неурожай. 

Поставщик пошел мне навстречу. Менеджер посоветовал очень похожие цветы другого сорта — они дороже, но доставку компания взяла на себя.

Убедитесь, что поставщик оперативно обрабатывает претензии
и не нужно заполнять формы на несколько страниц

Почти все поставщики принимают претензии по поводу качества продукции. Претензия — это жалоба, что привезли некачественный товар. Например, пришли тюльпаны с плесенью.

Если поставщик удовлетворит претензию, вам вернут деньги.

Узнавайте у менеджера, на какие виды цветов он не принимает претензии

Одни поставщики принимают претензии на все цветы, другие — только на определенные сорта. Например, некоторые не вернут деньги за дорогие и капризные цветы вроде пионов и розы Вайт О’Хара. Узнавайте об этом у менеджера до заказа.

Важно проверить, что поставщик принимает претензии в удобной форме. У некоторых такой порядок, что не хочется связываться.

Я работала с одним поставщиком, у которого обработка претензий  была сплошным бюрократическим кошмаром. Нужно было заполнять бумаги, прикладывать фотографии испорченных цветов, ждать, пока они рассмотрят претензию и пришлют ответный документ. Его нужно было распечатать, подписать, отправить обратно. Правда, даже после этого возврат приходил не всегда. 

У других поставщиков проще: присылаешь персональному менеджеру фотку с комментарием типа «Смотрите, а вы мне цветы гнилые привезли». А он отвечает «Ой, извините, окей» и при оплате следующей поставки вычитает стоимость некачественных цветов.

Портрет эксперта
Катя Кащеева

Чтобы узнать, как поставщик обрабатывает претензии, достаточно позвонить на горячую линию. Чем проще форма, по которой принимают претензии, тем лучше.

Менеджер согласилась, и за следующую поставку спишут стоимость испорченных цветов

А это пример замороченной претензии:

А к ней даже есть памятка, чтобы не запутаться (но даже в самой памятке запутаться — нечего делать):

Выберите основного поставщика

Иногда собственники цветочных дробят заказы и распределяют их на разных поставщиков. Этот может принести такие проблемы:

  • Придется договариваться с каждым поставщиком отдельно.
  • Нужно отдельно встречать каждую доставку.
  • В случае некачественных поставок потребуется отсылать несколько претензий.
  • Стоимость доставки умножается на количество заказов.

Наш совет — выбирайте основного поставщика, у которого будете закупать 60–90% товара. Поставщикам выгодно давать таким заказчикам дополнительные бонусы: скидки, отсрочки, бесплатную доставку. Да и работать с одним и тем же менеджером проще, чем писать сразу пятерым.

Два случая, когда удобно сотрудничать с несколькими поставщиками

  • Разница между ценами у разных поставщиков настолько большая, что выгоднее сотрудничать с поставщиком только ради поставки одного вида цветов. Например, если цветы у одного поставщика дешевле на 100% или более.
  • Хотите перестраховаться и точно получить цветы в срок. Так бывает, когда украшаете праздник и всё рассчитано до стебля, а заменить цветы нельзя. Например, договорились, что на свадьбе должны быть только белые пионы. Если один поставщик подведет, другой поставит цветы вовремя.

При выборе основного поставщика важно, чтобы его ассортимент совпадал с ассортиментом нашего магазина по максимуму.

Не работайте только по предзаказу

Обычно поставщики покупают цветы на Голландском аукционе. А заказчики покупают цветы у самого поставщика двумя способами: по предзаказу или через свободную продажу.

По предзаказу — это когда мы заранее отправляем поставщику список нужных цветов. Поставщик собирает предзаказы от клиентов и на аукционе закупает цветы для всех.

Предзаказ практически всегда гарантируют поставку. Если в цветочном салоне есть цветы-постояльцы, которые нужны всегда и используются в большинстве букетов, лучше покупать по предзаказу. Будете уверены, что цветы точно придут.

Как не переплатить при предзаказе

Поставщик не мгновенно покупает цветы на аукционе по предзаказу. Цены лотов меняются, и до покупки вы не будете знать их стоимость. Ориентируйтесь на прайсы прошлых и позапрошлых недель — примерно в этих пределах и будет цена.

Есть исключения. В предпраздничные дни или конце сезона определенных цветов цена может подскочить. Чтобы не покупать цветы по завышенной цене, используйте стоп-цену — максимальную цену, по которой вы готовы купить. Если стебель на аукционе будет дороже, поставщик просто откажется от покупки.

Стоп-цена указывается в документе на предзаказ.

Свободная продажа (флористы называют ее «свободкой») — это когда поставщик покупает цветы на аукционе не только для своих клиентов, но и для себя. Он привозит их на свой склад, и цветы могут купить все  желающие.

Вот когда удобно покупать цветы по свободной продаже:

  • Нет плана закупки цветов — не знаете, какие букеты будут чаще всего заказывать в этом месяце. 
  • Срочно нужны цветы определенного вида, а заказывать по предзаказу долго.

При свободной продаже вы можете выбрать цветы в каталоге и заказать их со склада поставщика:

Склад поставщика

Если у поставщика большой выбор свободных продаж, вы практически всегда сможете найти что-то интересное на замену.

Нюансы свободной продажи

В день поставки ассортимент разнообразнее и свежее. Через несколько дней после поставки все красивые стебли разберут и выбирать будет не из чего. 

Цветы приходят на склад поставщика в один и тот же день. Узнайте у менеджера, какое расписание в их компании.

В прайсах может быть неактуальная информация по наличию цветов. Обычно у поставщика нет точного списка цветов в свободной продаже. Поэтому в прайсе могут содержаться некорректные цены или цветы, которые на самом деле не продаются. Уточняйте о наличии цветов у менеджера.

Мой магазин находится в Ростове-на-Дону, и у меня нет возможности прийти на склад в Москве и выбрать цветы. А ведь они все разные: свежие и красивые или мятые, маленькие, перезревшие. Приходится полагаться на менеджера в том, какие цветы он отправит.

Менеджер одного поставщика очень четко работал со мной: ходил по складу, фоткал цветы, советовал альтернативы. Перед отправкой я уже знала, что ко мне придут нужные цветы: красивые и свежие.

Попробовала такую же схему в другом поставщике, но менеджер не захотел фотографировать цветы перед отправкой. В итоге до самой доставки нервничала, какие цветы получу.

Портрет эксперта
Катя Кащеева

Узнавайте детали сотрудничества до заключения договора
иначе могут быть неожиданности

Перед заключением договора позвоните поставщику на горячую линию и задайте такие вопросы:

  • Какие условия хранения цветов на складе?
  • Есть ли у поставщика система лояльности?
  • Может ли поставщик дать отсрочку?
  • Как часто поставляют цветы?
  • Как товар поставляют в ваш город?

Условия хранения цветов на складе. Чем хуже цветы хранят, тем меньше времени они простоят в магазине. У крупных поставщиков за этим следят: кварцуют холодильники, регулярно меняют воду. Такие цветы хранятся дольше.

Предположим, вам попался профессиональный менеджер, который присылает фотографии стеблей перед отправкой. Это не гарантирует, что цветок не умрет через два дня. Фото не дает всей информации о состояния цветка.

Чтобы каждый раз не присылать поставщику претензии, съездите к поставщику на склад и посмотрите, как хранятся цветы. Об этом можно договориться с менеджером или по горячей линии.

На что обращать внимание на складе поставщика

Внимательно осмотрите цветы, обращайте внимание на такие детали:

  1. Подгнившие цветы стоят рядом со свежими. Хорошие цветы могут заразить плесенью. 
  2. На баках, в которых стоят цветы, есть налет. 
  3. В баках грязная вода.

Спросите:

  1. Как часто поставщик меняет воду в баках? Хорошо, если хотя бы раз в неделю. 
  2. Чистят ли баки моющими средствами? Это помогает цветам дольше храниться. 
  3. Кварцуют ли холодильники?

Оцените ассортимент своими глазами. Так поймете, сможете ли выбрать цветы на замену, если не будет ходовых стеблей.

Система лояльности поставщика. Выгодно, если у поставщиков накопительная система или фиксированная скидка. Но не всегда удобно, если скидка зависит от суммы прошлой закупки.

У одного поставщика очень удобная система лояльности — скидка 15% 

на любой объем заказа. Неважно, заваливаю я цветами свой магазин до потолка или покупаю одну пачку — у меня всегда фиксированная скидка.

У некоторых поставщиков скидка зависит от объема предыдущей поставки. Так легко запутаться.

Портрет эксперта
Катя Кащеева

Если намерены сотрудничать долго, узнайте:

  • Есть ли у поставщика система лояльности и как она действует.
  • Как выйти на максимальный бонус и насколько это будет выгодно.

Так вы сможете экономить на заказах цветов.

Отсрочка. Некоторым цветочникам удобно работать по отсрочке: покупаете товар, продаете и только после этого платите поставщику. Спросите у менеджера, при каких условиях вы сможете получить отсрочку.

Частота поставок напрямую влияет на качество стеблей в вашем магазине. Если поставщик привозит цветы два раза в неделю, можно покупать быстропортящиеся цветы каждые 3–4 дня маленькими порциями. И в магазине всегда будут свежие цветы.

Есть поставщики, которые поставляют цветы только раз в неделю.  Если покупаете цветы с коротким сроком жизни, такой поставщик вам не подойдет.

Способ доставки в ваш город. Поставщики доставляют:

  • Машиной — оптимальный вариант. В таких машинах есть рефрижератор, и цветы не страдают во время перевозки. Кроме того, можно попросить доставлять цветы прямо в магазин. 
  • Самолетом. Перелет не портит цветы, но придется встречать поставку в аэропорт. Иногда рейсы бывают в неудобное время, например, в 4 утра.
  • Рейсовым автобусом. Обычно так доставляют цветы в отдаленные места. Товар нужно встречать, а транспортировка откладывает свой отпечаток на цветы. Они могут испортиться, если их перевозят в мороз или жару.

Если вы хотите, чтобы товар доставляли прямо в холодильник, нужно, чтобы основной салон магазина и холодильник были в разных помещениях с выходом наружу. Иначе придется пускать чужих людей в салон с кассой, компьютером, ценными вещами.

Я работала с одной краснодарской компанией. Они отправляли цветы машиной, но постоянно просили меня приезжать  за ними за город. Мне это надоело, и я предложила им привозить цветы прямо ко мне в цветочный, иначе — не буду с ними сотрудничать. Они согласились.

Я записала видео, как попасть в технический холодильник и куда класть цветы. Так и работаем.

Портрет эксперта
Катя Кащеева

Сравнивайте цены у разных поставщиков
но с осторожностью относитесь к слишком низким ценам

Цена на один и тот же цветок у разных поставщиков может отличаться.  Иногда на несколько рублей, а иногда существенно.

Если вы только выбираете поставщика, с которым хотите сотрудничать, запросите у менеджера прайс со свободной продажи.

Пример прайс-листа, который отправляет менеджер

Обращайте внимание не только на цену, но и на качество цветов. Иногда по низкой цене могут продавать цветы, которые хранили в неподходящих условиях. Попросите менеджера прислать фотографию цветов.

Обычно у поставщиков нет конкуренции за лучшую цену. Нет смысла каждый раз отслеживать динамику позиций — если нашли поставщика с привлекательной ценой, закупайте цветы у него.

Еще бывает так. Вы сработались с одним поставщиком и постоянно и много заказываете у него. При этом знаете, что есть другие поставщики, с более привлекательными условиями. Например, у одного значительно ниже цена на колеусы. Но договариваться с новым поставщиком, а потом разбивать заказ на несколько частей не хочется. Тогда попробуйте договориться с нынешним о других условиях сотрудничества. Поставщик может пойти навстречу и снизит цену на определенные цветы, даст перманентную скидку или отсрочку.

Обращайте внимание на акции: есть шанс купить качественные и дешевые цветы

Иногда поставщикам везет и они покупают на аукционе определенные виды цветов по низким ценам. Чтобы успеть их продать, они объявляют акции.

Так вы сможете закупить больше стеблей, чем обычно. Или поэкспериментировать с теми цветами, которые никогда не покупали — вдруг они будут пользоваться успехом у покупателей.

Заведите себе правило иногда посещать оптовый рынок. Там можно найти цветы по выгодной цене.

У поставщиков бывает позиция «Микс» — это когда им приходит коробка разных сортов на усмотрение садовника. В таких коробках цветы получаются гораздо дешевле — разница достигает 100-200%.

У нас в Ростове есть оптовый рынок. Как-то я нашла на нем ребят, которые напрямую заказывают розы Вайт О’Хара с Эквадора в коробке «Микс». Качество потрясающее, а цена фантастическая — 60 рублей. Крупные поставщики не всегда находят такие предложения и у них такая роза обычно стоит 190 рублей.

Мне эти розы очень понравились. Я узнала, по каким дням они их привозят. Приезжаю и забираю свежими. Интересно, что у другого торговца на этом же рынке такая роза стоит в три раза дороже: наверное, не нашел такого же выгодного предложения.

Портрет эксперта
Катя Кащеева
Портрет автора
Никита Аксютин
4 месяца назад
А какие вам попадались поставщики? Поделитесь своими сокровенными историями: